Jak sledovat změny a používat komentáře ve sdíleném dokumentu MS Word

V kanceláři někdy potřebujeme vytvořit sdílený dokument viz. jeden dokument, který má používat více lidí. V takovém případě je také zřejmé, že privilegovaní budou v dokumentu provádět změny; a občas provádět změny, na které ostatní nemohou přijít.




Proto je vhodné sledovat změny provedené ve sdíleném dokumentu. Základní způsob, jak to udělat, je přidat komentář po změně, kterou provedete, nebo informovat spolupracovníky po provedení úpravy. To však není vždy příliš pohodlné, zejména pokud je dokument velký. Naštěstí, MS Word má tady záda.

MS Word poskytuje dva vynikající nástroje s názvem Komentář a Sledujte změny pod jeho Posouzení tab. I když jsem viděl, že je používá jen velmi málo lidí, ti, kteří používají, vědí, jak snadno se věci dokážou dostat, jakmile tyto dvě vynikající vlastnosti uchopíte. A dnes vás provedeme základy procvičování.







Použití komentářů v MS Word

Tato funkce vám pomůže informovat ostatní uživatele (ty, kteří mají přístup k dokumentu) o vaší zpětné vazbě nebo návrzích na určité věci. Například vyberte nějaký text (jako to dělám ve svém článku) a stiskněte Nový komentářikona. Poznamenejte si štítek (S1) a odpovídající komentář, který byl přidán proti němu v levém podokně.

Nyní, když ostatní uživatelé dokument otevřou, mohou si zobrazit komentář, přijmout vaši zpětnou vazbu nebo zanechat vlastní komentáře. Z nástrojů pro pásky můžete Odstranitkomentáře nebo dokonce skočit na Předchozí další komentář.





Sledování úprav dokumentů pomocí sledování změn v MS Word

Jak název napovídá, tato sada vám pomůže sledovat změny které jsou vytvářeny v dokumentu. Ve chvíli, kdy zasáhnete Sledujte změny, vše, co píšete, se objeví červeně a bude podtrženo. A cokoli smažete, dostane prorazil (jako je tento), spíše než aby byly odstraněny.

svislá čára vlevo se táhne celou délkou obsahující jakoukoli změnu. Spolu s tím Probíhá kontrola podokna (lze jej vyvolat z pásky) zobrazí podrobnosti o provedených změnách. Tímto způsobem bude majitel důkladně znát úpravy, které byly provedeny v dokumentu.

Tyto změny mohou být nyní přijaty nebo odmítnuty volbou pravého tlačítka myši.

Kromě toho si můžete prohlédnout revize v balónkový formát (obrázek níže) nebo zkontrolujte různé revize dokumentu (možnosti přepínání v rozevíracím seznamu říká Konečné zobrazení značky; na prvním obrázku).

Existuje mnoho dalších aktivit týkajících se formátování a změny barev, které můžete dodržovat. A určitě prozkoumáte tyto možnosti, jakmile zvládnete základy.





Závěr

Cílem tohoto článku bylo pokrýt základní základy, které vám pomohou začít s těmito dvěma úžasnými nástroji v MS Word. Pokud jste je použili dříve, než budete chtít sdílet několik triků a tipů, o kterých víte, s našimi dalšími čtenáři. Pro ty, kteří se chystají začít, řekněte nám o svých zkušenostech s jeho prvním použitím.