Jak vytvořit a používat distribuční seznam v MS Outlook

Máte skupiny kontaktů, kterým stále zasíláte e-maily a žádosti o schůzku? A přepíšete každou e-mailovou adresu pokaždé, když si to přejete? Nyní, pokud používáte MS Outlook jako váš e-mailový klient a stále děláte totéž, chybí vám něco opravdu cool.




Aplikace Outlook umožňuje vytvářet Distribuční seznamy které nejsou nic jiného než podmnožiny vašich kontaktů nebo přizpůsobené skupiny, jak můžete volat. Takže příště mít skupinu lidí, kterým se mají posílat časté e-maily, vytvořit distribuční seznam, jak je vysvětleno níže.





Kroky k vytvoření distribučního seznamu

Než začnete, doporučuji (a předpokládám), že máte většinu kontaktů již přidaných do vašeho Kontakty seznam. To vám prostě usnadní věci.



Krok 1: Klikněte na Kontakty kartu v dolní části levého panelu. Nyní udeřte Akce kartu na pásu karet a postupujte podle Nový distribuční seznam. Milovníci klávesnice mohou najít Ctrl + Shift + L jako lepší možnost.

Krok 2: Objeví se nové okno Distribuční seznam záložka na zvýraznění. Pojmenujte skupinu a přidejte do ní členy Vyberte členy pod Členové sekce.

Krok 3: Poklepejte na jména, která chcete přidat, nebo je vyberte a klikněte na Členové knoflík.

Můžete také použít Přidat nový ikonu pro přidání členů, kteří nejsou ve vašem seznamu kontaktů. Aktualizace a Odstranit kontakty jsou doplňkové možnosti.

Krok 4: Po přidání členů se vrátíte zpět do okna v kroku 2. Klikněte na Uložit a zavřít začít používat svůj první distribuční seznam.

Podívejte se na obrázek výše. Vytvořil jsem svůj seznam pro několik členů Guiding Tech a toto je jméno, které používám pro hromadnou poštu.

Poznámka: Seznam můžete vždy upravit navigací na Kontakty> Vyberte skupinu a podle kroků 2 až 4 nebo podle potřeby.





Jak používat distribuční seznam?

Začněte novým e-mailem. Vytvořte svou zprávu a na Na pole zadejte jméno, které jste dali skupině. V mém případě to tak je Guiding-Tech. Jedno jméno je napsáno uvidíte, že se stane odvážné a podtržené označující, že aplikace Outlook rozpoznala adresu. Pokud tomu tak není, zkuste to Ctrl + K. Pokud tomu tak stále není, proces jste zašroubovali a možná budete muset jít zpět ke kroku 1.

Kliknutím na + znaménko rozdělí název seznamu na jednotlivé e-mailové adresy (užitečné, pokud chcete občas odstranit výjimky).





Závěr

Věci to nemohou zjednodušit, pokud potřebujete zasílat skupinové maily občas. Můžete si vytvořit libovolný počet seznamů a použít je podle své flexibility. Jeden seznam lze považovat za nadmnožinu nebo podskupinu jiného. Hodně více pochopit a budete, jakmile začnete zkoumat funkci.