Jak přidat kalendář zobrazující rozvrh do mimo kancelář odpovědi v aplikaci Outlook

Nastavení Reakce mimo kancelář (OOO) automatizovat odpovědi na e-maily (když jste na dovolené) dává profesionální dojem, jak nakládáme s našimi e-maily. Většina z nás však vyvinula nebo přijala standardní proces podrobností pouze naše data nedostupnosti v našich zprávách.




Pojďme změnit tento styl a dát inovativní křivku toho, co poštovní uživatelé vidí na našich automatické odpovědi. Proč nezkoušet a zahrnout podrobnosti o naší angažovanosti během tohoto období (nebo před a po tomto období), aby lidé, kteří se nás snažili dostat, mohli podle toho plánovat kontakt (znovu).

A dnes se naučíme, jak tyto podrobnosti graficky zahrnout, tj. Přidáním mini kalendáře (s vybranými podrobnostmi) do takových zpráv v MS Outlook.







Kroky pro zahrnutí mini kalendáře do odpovědí na dovolenou

Proces podle kroků 1 a 2 je společný pro všechny uživatele aplikace Outlook. Krok 3 se však nevztahuje na ty, kteří používají asistenta OOO (k dispozici v edici MS Outlook Exchange). Nakonec se budeme zabývat tím, co tito uživatelé mohou udělat.

Krok 1: Spusťte klienta MS Outlook a přejděte k jeho Kalendářsekce ze spodní části levého panelu. Klepněte pravým tlačítkem myši na kalendář, který chcete zahrnout do automatizovaných zpráv; a pak pokračujte dál Odeslat e-mailem.

Krok 2: Uvidíte dialogové okno, ve kterém budete muset nastavit časové období a vybrat rozsah kalendáře, který chcete sdílet.

(a) Můžete také změnit svůj kalendář zde, pro případ, že jste se špatně rozhodli nebo se rozhodli přepnout.

(b) Vyberte rozsah / období, které chcete zahrnout do svých odpovědí. Obecně by to tak bylo Dalších 7 dní (alespoň to udělám).

(c) Vyberte podrobnosti, které chcete sdílet. Tady raději vyrazím Omezené podrobnosti.

(d) Můžete přepnout Pokročilé nastavení pro více preferencí a omezení.

Po uložení nastavení bude váš kalendář importován jako e-mailová zpráva. Uvidíte miniaturní kalendář s barevnými indexy v termínech definujících vaši angažovanost. Data také obsahují odkazy na podrobnosti uvedené dále ve zprávě.

Doporučujeme vám odebrat přílohu, protože by se tím stala nadbytečná data.

Krok 3: Postup poté zahrnuje vytvoření nového pravidla a jeho nastavení jako odpovědi na dovolenou. Je to podrobně vysvětleno na jiném příspěvku tady. Postupujte podle kroků 2 až do konce tohoto článku.

Poznámka: Pro ty, kteří používají OOO Asistent, zkopírujte výsledek z kroku 2, přejděte na místo, kde jste nastavili vaši odpověď, a vložte ji tam.





Závěr

Takže příště nastavíte své odpovědi pomocí mini kalendáře? Zaručuji, že ti, kteří obdrží takové odpovědi, vás více než kdykoli předtím ocení. Pokud se vám líbí, nezapomeňte tento článek sdílet se svými kolegy a přáteli.