GT vysvětluje: Co jsou složky pro vyhledávání v MS Outlook a jak vytvořit vlastní

Dříve jsme se zabývali tím, jak by mohl uživatel MS Outlook vytvořit pravidla zkontrolovat příchozí e-maily a filtrovat je nebo přesměrovat do konkrétních složek (na základě přizpůsobených pravidel). Můžete však mít určité specifické požadavky, na které se nevztahuje pravidla složky. Nebo možná nebudete chtít přesunout skupinu (nebo typ zprávy) do zcela jiné složky, ale přesto pro ně budete chtít samostatné zobrazení.




MS Outlook inteligentně pokrývá tyto požadavky v rámci funkce známé jako Prohledávat složky. Takové složky jsou virtuální složky a vaše e-maily opravdu neobsahují ani neukládají. Vytvoří pouze pohled podle definovaných pravidel a zobrazí zprávy, které odpovídají tomuto pravidlu.



Ve výchozím nastavení vyhledávací složka vždy obsahuje zobrazení, jako je kategorizovaná pošta, velká pošta a nepřečtená pošta. Možná budete chtít vytvořit něco jako Pro sledování, S přílohou atd. Podívejme se, jak na to.





Kroky k vytvoření pohledu ve složce Hledat

Můžete si vybrat pohled ze seznamu standardních pravidel nebo dokonce přizpůsobit pravidla typu end to end nebo standardy založené na uživateli.

Krok 1: Klepněte pravým tlačítkem myši na Prohledat složkupro jakoukoli e-mailovou schránku a klikněte na Nová vyhledávací složka.

Krok 2: Vyberte typ vyhledávací složky, kterou chcete vytvořit. Typy složek uvedené v prvních třech oddílech mají pravidla interního standardu (jejich názvy do značné míry definují).

V této příručce rozbalíme vytvoření vlastní složky (poslední možnost). Vyberte ji a klikněte na Vybrat určit pravidla a kritéria pohledu.

Krok 3: Do pohledu dejte relevantní název. Můžete změnit složku, která bude kontrolována, aby se e-maily zobrazovaly pod zobrazením. Poté klikněte na tlačítko pro Kritéria definovat pravidla podle vašeho výběru.

Krok 4: V Zprávy Na kartě můžete zadat některá klíčová slova, která by systém prohledával v e-mailech a do pole, které vyberete. Jak vidíte na obrázku (níže), můžete také definovat Z a Odeslána pole, definujte časové osy a další.

Krok 5: Nyní můžete přejít na Více možností a zahrnují více pravidel, jako je kategorie, přečtené / nepřečtené e-maily, s / bez příloh, důležitost, velikost a další.

Krok 6: Potřebujete více možností? Navigovat do Pokročiléa klikněte na Pole. Vyberte kritéria, definujte podmínku a hodnotu.

Nakonec klikněte na Přidat do seznamu vidět, jak se vaše položka objeví. Můžete přidat více takových záznamů.

Krok 7: Klikněte na OK a uložte nastavení. Zkuste odeslat zkušební e-mail a zkontrolujte, zda funguje. Pokud tomu tak není, museli jste si s pravidly pohrávat. Možná je budete muset znovu zkontrolovat.

Poznámka: Pamatujte, že pokud odstraníte e-maily ve vyhledávacích složkách, budou také odstraněny ze svého původního umístění. Pokud ale odstraníte vyhledávací složku, e-maily s nimi spojené zůstanou v původních umístěních neporušené.





Závěr

Jak užitečné je podle vás prohledávat složky? Budete je používat v kombinaci s dalšími pravidly, která již máte?

Vytvořil jsem pro sebe několik. Opravdu mi pomáhají organizovat věci o krok dále a rychle si všímají různých typů e-mailů, které musím věnovat.